Kilde: Norsk Helsenett

I løpet av 2014 skal alle kommuner være i gang med pleie- og omsorgsmeldinger. Arendal er en av foregangskommunene i dette arbeidet.

Arendal kommune har vært svært aktiv i arbeidet med elektronisk samhandling. Kommunen fikk tidlig på plass den teknologien som var nødvendig for å sende og motta meldinger og elektroniske epikriser ved sykehusene.

Blant annet fikk kommunen på plass kommunikasjon mot nesten alle fastlegekontorene sine gjennom Elin-k-prosjektet. Etter hvert ble Arendal én av elleve samarbeidskommuner i Meldingsløftet, som gikk ut på at de elektroniske meldingene skulle ut til alle deler av egen kommune, og til minst fire nabokommuner.

Stor aktivitet i Region Sør

Irene Henriksen Aune fra Arendal kommune er koordinator i KomUt-prosjektet, hvor hun arbeider med å bre ut elektroniske meldinger i Agder-fylkene.

Norsk Helsenett fikk hovedansvaret for å koordinere utbredelse av elektroniske meldinger fra og med 2012, spesielt rettet mot kommunesektoren. For å lykkes med oppdraget etablerte Norsk Helsenett i mai 2012 prosjektet Kommunal Utbredelse (KomUt) og regionale kompetanseorganisasjoner med koordinatorer og samarbeidskommuner i regionene Midt, Vest, Sør og Øst. I tillegg har Helse-Nord ved NST etablert prosjektet FUNNKe som deltar i prosjektet KomUT.

Arendal ble plukket ut i Region Sør, med Irene Henriksen Aune fra kommunen som koordinator. Hun fikk ansvar for Vest- og Aust-Agder med til sammen 30 kommuner. De to andre koordinatorene i Region Sør er Bjørn Larsen fra Sandefjord med ansvar for Telemark og Vestfold, og Ragnar Husum fra Vestre Viken med ansvar for Buskerud og deler av Akershus.

Koordinatorene skal bygge kompetanseorganisasjoner. I Agder har Aune med seg John Horve, Bjarne Vårdal og Vinh Nguyen, tre innleide medarbeidere på deltid, finansiert av midler fra Norsk Helsenett.

Meldinger mot sykehuset

Sørlandet sykehus (SSHF) er et helseforetak plassert på tre lokasjoner, i Kristiansand, Flekkefjord og Arendal. At sykehuset har en felles administrasjon forenklet oppgaven, i følge Aune.

– I samarbeid med IKT-rådgiver Geir Vareberg og prosjektleder Hege Johnsen på sykehuset, planla vi at alle kommunene skulle bli i stand til å håndtere pleie- og omsorgsmeldinger (PLO) mot sykehuset første halvår i 2013. Vi fikk aksept fra sykehusets ledelse og ressurser hos Sykehuspartner som gjør den tekniske tilpasningen. Alle våre kommuner har vist stor stå på-vilje, sier hun.

De la en plan for å ta ett sykehus av gangen, og startet med sykehuset i Arendal og sa at PLO-meldingene skulle bres ut i alle avdelinger ved sykehuset, i tillegg til 13 kommuner som skulle få opplæring for å koble seg på mot sykehuset. Neste sykehus var Kristiansand med ti kommuner, og til slutt sykehuset i Flekkefjord med sju kommuner.

Stormøte med 30 kommuner

Det ble arrangert et stormøte i Kristiansand den 12. februar i år, der alle kommunene i regionen deltok.

– Da inviterte vi alle de 30 kommunene. "Vi" er en gruppe som består av IKT-rådgiver og prosjektleder ved SSHF, jeg som NHN-koordinator pluss de tre som jeg har frikjøpt på midler fra Norsk Helsenett. Vi så på hvilke rutiner vi trengte for meldingsutveksling slik at sykehuset kunne ha én felles rutine mot alle 30 kommunene, samme frister og samme meldingsflyt.

– På møtet fortalte vi om planene våre og at vi kom til å bistå med testing og opplæring. Det var utrolig positiv stemning på det møtet, og vi fikk vi aksept fra alle kommunene om å bruke rutinen.

Vellykket testperiode

Da var det to måneder igjen før tidsfristen, og koordineringsgruppa gikk i gang med teknisk testing. De fordelte kommunene etter kompetansen sin og gjorde avtaler med sykehuset, Sykehuspartner og de aktuelle kommunene.

– Vi hadde en hektisk testperiode hvor vi satt sammen med systemansvarlig og teknisk personell i kommunen. På konferansetelefon hadde vi kontakt med sykehus og Sykehuspartner. Så begynte testen. Vi fulgte med når sykehuset sendte meldingen, at den kom inn i fagsystemet, og vi fulgte meldingskvitteringen. Dette gjorde vi med alle meldingstypene, sier Aune.

Når de støtte på problemer underveis, løste de dem mens de hadde hverandre på tråden. De kom i mål med hver eneste av de 30 kommunene. Det betyr at meldingene ble sendt som de skulle mellom kommunene og SSHF på de avtalte datoene for produksjonssetting.

Flere grunner til suksess

Det er flere faktorer som gjør at Aune og teamet hennes har lyktes med dette.

– At vi har fått nok tilskudd fra Norsk Helsenett til å ha meg ansatt på heltid og innleide medarbeidere på deltid, har vært viktig. Samlet sett har vi hatt en reell kompetanse å tilby kommunene, konstaterer Aune.

– I tillegg lagde vi veiledere, rutiner og opplæringsmateriell for kommunene. Vi har hatt dyktige prosjektmedarbeidere på sykehuset, som vi har hatt god dialog med. Og vi hadde et eksisterende nettverk som vi utnyttet. Det at alle kommunene har vært mentalt og teknisk klare for dette har vært en viktig faktor. Åarrangere stormøter for alle kommunene samlet, var også positivt.

– Vi hadde oppstartsmøter med hvert sykehus. Det at vi dro ut på stedet for å teste sammen med de systemansvarlige, var avgjørende. Da fikk vi god oversikt over feilmeldinger og hva som gikk galt og kunne løse det raskt.

– Vi hadde også god dialog med leverandørene mens vi satt online. Det er mange faktorer som gjorde at det gikk så bra. Vi har planlagt dette godt og ikke hatt avvik, forklarer Aune.

Veien videre

I juni skal Norsk Helsenett samle alle koordinatorene og samarbeidskommunene i prosjektet KomUt. Da vil Aune dele erfaringene sine fra Agder-fylkene. Til høsten skal Aune samle de 30 kommunene i Agder til et nytt stormøte for å evaluere prosjektet i regionen.

– Vi må sørge for at rutinene er de samme for alle kommunene. Til høsten skal også Klinikk for Psykisk Helse ved SSHF ta meldingene i bruk. Videre skal vi kartlegge hvilke kommuner som gjenstår på epikriser og labsvar og hvilke legekontor som ikke kommuniserer. Nå har vi etablert dialog med kommunene, det gjør det videre arbeidet enklere, sier Aune.